A A A Wersja kontrastowa
Biblioteka Praktycznych Rad: Mój biznes

Co zmienią e-akta? Jaki wpływ na funkcjonowanie firm mają wprowadzone z początkiem roku przepisy?

Wprowadzone w ramach pakietu #100ZmianDlaFirm tzw. e-akta wniosły nowe możliwości dla polskich przedsiębiorców. Zgodnie z nowymi przepisami, firmy mają obowiązek przechowywać akta pracownicza już nie 50, lecz 10 lat, a do tego mogą być one prowadzone w formie elektronicznej. Jak wpłynie to na prowadzenie przedsiębiorstw? Kto i ile może na tym zyskać?

Jakie zmiany wnosi e-akta?

Przepisy tworzące rozwiązanie znane powszechnie jako e-akta weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z ich treścią od tego właśnie momentu polscy przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumentację dotyczącą zatrudnionych przez siebie osób już nie 50 lat (jak wcześnie było to wymagane), ale 10. E-akta wprowadziły również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz zasadę domyślnego przekazywania pensji na konto bankowe pracownika. Wszystkie te zmiany wprowadzone poprzez nowelizację niektórych ustaw stanowią część rządowego pakietu noszącego nazwę #100ZmianDlaFirm. Co oznaczają one w praktyce?

W jaki sposób firmy zyskują na e-akta?

Już samo skrócenie wymaganego czasu przechowywania dokumentacji pracowniczych stanowi spore ułatwienie dla pracodawców. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm lub takich, w których rotacja zatrudnienia jest bardzo duża. Dzięki e-akta, powoli zacznie znikać potrzeba posiadania ogromnych szaf do przechowywania niezliczonej liczby akt personalnych. Zmiany te pozwolą również zejść z części kosztów pracy, papieru, druku, transportu czy specjalistycznego wyposażenia (wspominane już szafy pancerne). Tak samo na dłuższą metę zadziała możliwość przechowywania omawianej dokumentacji w formie elektronicznej. Według wyliczeń ekspertów z Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, oszczędności, jakie przyniosą e-akta, w przypadku największych firm mogą sięgnąć nawet 200 tys. zł w skali roku.

Czy e-akta dotyczą wszystkich akt pracowniczych?

Należy pamiętać, że możliwość skorzystania z ułatwień wnoszonych przez e-akta zależy od daty zatrudnienia danego pracownika. Domyślne skrócenie czasu przechowywania dokumentacji do 10 lat obowiązuje jedynie w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019. W przypadku osób zatrudnionych po roku 1998, a przed 1 stycznie 2019, skrócenie czasu przechowywania akt nastąpi jedynie po złożeniu do ZUS specjalnego raportu informacyjnego. Przechowywanie akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, nadal będzie obowiązkowe przez 50 lat.

Polub nas

Pozostałe tematy

Nie zdążyłeś złożyć oświadczenia u swojego dostawcy energii? Czeka Cię spora podwyżka cen prądu!

Bycie mikro lub małym przedsiębiorcą bywa czasem wprost niezwykle korzystne. Obecnie przekonują się...

czytaj więcej

Co zmienią e-akta? Jaki wpływ na funkcjonowanie firm mają wprowadzone z początkiem roku przepisy?

Wprowadzone w ramach pakietu #100ZmianDlaFirm tzw. e-akta wniosły nowe możliwości dla polskich...

czytaj więcej

Mała księgowość – kto i jak może z niej skorzystać?

Podstawowym celem polityki Unii Europejskiej jest przede wszystkim inwestowanie w kapitał ludzki, a...

czytaj więcej

Księgowość internetowa i biuro rachunkowe online. Idealne rozwiązania dla początkujących przedsiębiorców

Wizja samodzielnego prowadzenia księgowości czy wysokie opłaty za pracę profesjonalnego biura...

czytaj więcej

Stopa referencyjna – czym jest i od czego zależy?

Stopa referencyjna to jedna z podstawowych stóp procentowych normowanych przez Radę Polityki...

czytaj więcej

Co jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, a co nie?

Jeżeli jesteś podatnikiem i rozliczasz się według skali podatkowej lub stawki podatku liniowego,...

czytaj więcej

Jakie składki ZUS będziemy płacić?

Jeżeli otworzyłeś firmę, masz także obowiązek opłacania składek ZUS za siebie, a jeżeli

zatrudniasz...

czytaj więcej

Księgowość - dam radę samodzielnie czy potrzebuję pomocy?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy prowadzić księgowość samodzielnie, zwrócić się do biura...

czytaj więcej

Księgowość na etacie, czy zewnętrzna?

Jeżeli nie będziesz prowadzić księgowości samodzielnie, zastanów się, czy powierzyć ją własnej...

czytaj więcej